5W1Hでミスを防ぐ

「時間を勘違いして約束をすっぽかした」
「宛先を間違えてメール送信した」
などのケアレスミスを防ぐのに
役立つ方法が掲載されてまし。

ケアレスミス防止の方法は
・原因を探ったり
・予防策を考える
ことでなく
・記録すること
といわれます。

過去のミスを思い出して
記憶に留めることで
多くは防げるとされます。
自分の過去のミスを
多く知ってる人ほど
防止確率は高まるみたいです。



第一として
ミスの「記録帳」を作ります。
記録帳の書き方は
「ありのままをシンプルに」
と解説されます。

第二段階として
「○○をしてれば失敗しなかった」
というように
『たられば』の防止策を記録します。




記録帳は
「場所」「日時」「内容」「相手」
などで分類します。

ある時間帯にミスが多ければ
その時間帯に「何か」が潜んでいる
ことが考えられます。

そのように分類し分析することで
ミスの傾向が分かり防止策が見える
と解説されます。

いつ
どこで
誰が
何をして
どんな理由で
どのようになった

という5W1Hに沿って
できるだけシンプルに書き
細かな状況は頭の記憶で
補完すればいいとされます。

5W1Hで書いた内容ごとに
『○○してたらミスはしなかった』と
『たられば』を書きます。

他人の責任にしてかまいません。

『たられば』は再発防止策を考える時に
役立つといわれます。
関連性ある「ミス」をまとめて分類すれば
ミスの傾向が見えてきます。

傾向が分かれば
対策が講じられます。

「ミスしそうだった」
ということも書き加えます。

いつ(When)
どこで(Where)
誰が(Who)
何をして(What)
どんな理由で(Why)
どのようになった(How)

「ミスをしそうだった」
だけど
「○○をしていたらミスしなかった」
と書きます。
これが「防止策」になり
だから
「○○してればよかった」
「次は○○する」
とします。


※ご参考
5W1Hとは
・いつ(When)
・どこで(Where)
・だれが(Who)
・なにをして(What)
・なにゆえに(Why)
・どうになった(How)
という6つの要素をまとめた
情報伝達のポイントのことで
5W1Hで伝えると情報内容が
分かりやすく伝えることができます。
ビジネスでは報告書作成や
状況説明に応用されています。


下記は私個人の数十年前の昔話です。

私がサラリーマン時代に
会議で上司(課長)が5W1Hについて
・いつ(When)
・どこで(Where)
・だれが(Who)
・なにゆえに(Why)
・なにをした(What)

に基づいて状況を説明し
それから、解決策として

・どのように(How)改善すればいいか

という報告書を作成すればいいと
説明されました。
黙ってても良かったのですが私は
「5W1Hというのは
どのように(How)も含めて
状況を書くということです。」
と言いました。 
すると課長は
「そうじゃない!
5Wで状況を説明して
1Hで解決策を書くことだよ」
とニラミつけるように
言い返してきました。

会議に出席してた他の社員さんも
私の言ってるほうが正しいと
分かってたのですがダンマリでした。
すると
会議室におられた部長さんが
「5W1Hとは5つのWと1つのHの
組み合わせだから5Wでなく
5W1Hで状況を説明することだよ」
と言われました。

その場は収まりましたが
それからは何かにつけて
課長からイヤミを言われる
ようになりました。

(When)
サラリーマンの時に
(Where)
会社の会議室で
(Who)
上司の課長が
(What)
間違った説明をして
(Why)
間違いを指摘したから
(How)
課長に嫌われた。

【解決策】
皆んなと同じように
黙ってれば嫌われなかった。

つくづく私の性格は
サラリーマンに向いてない
と思いました。



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